Çalışan veya Ajans Değiştiğinde Sosyal Medya Hesapları Nasıl Korunur?

Çalışan veya ajans değiştiğinde sosyal medya hesaplarını korumak için ayrılan kişinin tüm erişimlerini aynı gün kaldırmalı, şifreleri ve kurtarma bilgilerini güncellemeli, iki adımlı doğrulamayı firmanın kontrolüne almalı ve hesaplara bağlı uygulamaları, planlı gönderileri ve varlıkları gözden geçirmelisiniz. Bu işlemleri ayrılık gününe bırakmak yerine önceden hazırlanmış bir kontrol listesiyle yürütmek, hem hesap kaybını hem de istenmeyen paylaşımları önler.

Neden Önemli?

Sosyal medya hesapları çoğu zaman tek bir çalışanın veya ajansın elinde büyür. Şifreler, doğrulama kodları, reklam hesapları ve içerik arşivi zamanla bu kişilere bağımlı hale gelir. Ayrılık sırasında bu bağımlılık fark edilmezse, eski çalışan veya ajans hesaba erişmeye devam edebilir, doğrulama kodları ulaşılamayan bir telefona gidebilir ya da hesap tamamen kilitlenebilir.

Ayrılıktan Önce: Hazırlık

Erişim envanteri çıkarın: Kişinin erişimi olan tüm hesapları, sayfaları, reklam hesaplarını ve yönetim araçlarını listeleyin.

Hesap bilgilerini kontrol edin: Her hesabın e-posta adresinin ve kurtarma telefonunun firmaya ait olup olmadığına bakın. Değilse, ayrılık öncesinde firmaya ait bilgilerle değiştirin.

Doğrulama kodlarının nereye gittiğini öğrenin: İki adımlı doğrulama kodları kişinin kendi telefonuna veya uygulamasına geliyorsa, bunu firmanın kontrolündeki bir cihaza taşıyın.

İkinci bir yönetici tanımlayın: Hiçbir hesabın tek bir kişiye bağlı kalmadığından emin olun.

İçerik ve varlıkları toplayın: Logo dosyaları, tasarım şablonları, video arşivi, içerik takvimi ve hazır cevaplar gibi materyalleri firmanın ortak klasörüne aktarın.

Devir notu isteyin: Devam eden kampanyalar, planlı gönderiler, bekleyen mesajlar ve önemli tarihler hakkında yazılı bir not alın.

Ayrılık Günü: Erişimi Kapatın

Rol bazlı erişimleri kaldırın: Sayfa yöneticiliklerini, iş ortağı erişimlerini ve yönetim araçlarındaki kullanıcı hesabını kaldırın.

Şifreleri değiştirin: Kişinin bildiği tüm şifreleri, özellikle paylaşılmış şifreleri değiştirin.

Açık oturumları kapatın: Hesap ayarlarından tüm cihazlardaki oturumları sonlandırın.

Kurtarma kodlarını yenileyin: İki adımlı doğrulamanın yedek kodlarını yeniden oluşturup güvenli bir yerde saklayın.

Ayrılıktan Sonra: Kontrol ve Devam

Hesaba bağlı uygulamaları inceleyin: Ayrılan kişinin kendi kullanıcısıyla kurduğu entegrasyonlar, bu kişinin yetkisi kaldırıldığında çalışmayı durdurabilir. Bu bağlantıları firmadaki yeni sorumlunun kullanıcısıyla yeniden kurun.

Planlı gönderileri gözden geçirin: Önümüzdeki haftalar için planlanmış içerikleri kontrol edin; güncel olmayanları duraklatın veya düzenleyin.

Profil bilgilerini kontrol edin: Profilde, açıklamada veya iletişim bilgilerinde ayrılan kişiye ait bir telefon ya da e-posta kalmadığından emin olun.

Son aktiviteleri inceleyin: Ayrılık öncesindeki son günlerde yapılan paylaşım ve değişiklikleri kontrol edin.

Yeni sorumluyu yetkilendirin: Yeni çalışan veya ajansa şifre yerine rol bazlı erişim verin.

Ajans Değişikliğinde Ek Adımlar

Sözleşmeyi kontrol edin: Üretilen görsellerin, videoların ve tasarım dosyalarının kullanım haklarının kimde olduğunu netleştirin.

Reklam hesaplarını ayırın: Reklam hesabı ajansın işletme hesabı altındaysa, firmanıza ait bir hesaba taşınmasını talep edin.

Geçiş dönemi planlayın: Eski ve yeni ajansın aynı anda erişiminin olduğu dönemi kısa tutun ve kimin hangi içeriği yayınlayacağını netleştirin.

Örnek: Bir Sosyal Medya Uzmanının Ayrılması

Bir e-ticaret firmasında sosyal medyayı iki yıl boyunca tek bir uzman yönetmiş. Uzmanın ayrılacağı öğrenildiğinde firma, ilk hafta erişim envanterini çıkarıyor ve Instagram hesabının kurtarma telefonunun uzmanın kişisel numarası olduğunu fark ediyor. Numara firma hattıyla değiştiriliyor, iki adımlı doğrulama şirketin doğrulama uygulamasına taşınıyor. Ayrılık günü uzmanın tüm yetkileri kaldırılıyor. Sonraki günlerde uzmanın kendi kullanıcısıyla kurduğu yönetim aracı bağlantısının koptuğu görülüyor ve pazarlama müdürünün kullanıcısıyla yeniden bağlanıyor. Böylece planlı kampanya gönderileri aksamadan yayınlanmaya devam ediyor.

Bu Süreç AutoPost'ta Nasıl İşler?

AutoPost'ta sosyal medya hesapları OAuth ile bağlandığı için ayrılan çalışan veya ajans, sosyal medya şifrelerinizi hiçbir aşamada öğrenmemiş olur. Ekip üyeleri çalışma alanına e-posta adresleriyle ve rol atanarak eklenir; ayrılık gününde kişiyi çalışma alanından çıkarmanız, AutoPost üzerinden erişimini sonlandırır.

Son Aktiviteler bölümünde hangi hesabın kim tarafından bağlandığını ve hangi gönderinin kim tarafından planlandığını görebilirsiniz. Bu bilgi, ayrılan kişinin kendi kullanıcısıyla bağladığı hesapları tespit etmenize yardımcı olur. Sosyal Hesaplar ekranında bu bağlantıları kaldırıp firmadaki yeni sorumlunun hesabıyla yeniden bağlayabilirsiniz; bağlantısı kaldırılan hesaplar ekranda ayrıca işaretlenir. LinkedIn bağlantılarının kişisel profil üzerinden kurulduğunu ve 60 gün geçerli olduğunu da devir planınızda dikkate alın.

Planlayıcı'daki Tüm Gönderiler listesinden ayrılan kişinin hazırladığı planlı gönderileri inceleyebilir, gerekirse duraklatabilir, düzenleyebilir veya silebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Çalışan ayrıldıktan sonra erişimi ne zaman kaldırılmalı?

Ayrılık günü, mümkünse son çalışma saatinde. Ani ve anlaşmalı olmayan ayrılıklarda ise hemen.

Sadece şifreyi değiştirmek yeterli mi?

Hayır. Rol bazlı erişimler, açık oturumlar, bağlı uygulamalar ve doğrulama kodları da ayrıca kontrol edilmelidir.

Ajans hesabımı geri vermezse ne yapabilirim?

Hesabın firmaya ait bilgilerle açıldığını kanıtlayabiliyorsanız platformun destek süreçlerini başlatabilirsiniz. Bu durumu önlemenin en iyi yolu, hesapları baştan firmaya ait bilgilerle açmak ve ajansa yalnızca rol bazlı erişim vermektir.

Bu kontrol listesini ne zaman uygulamalıyım?

Her ayrılıkta ve her ajans değişikliğinde. Ayrıca yılda bir kez, kimsenin ayrılmadığı dönemlerde de erişim envanterini güncelleyin.

İlgili Yazılar

Kurumsal Sosyal Medya Hesaplarının Şifresini Ajansla Paylaşmak Doğru mu?

Kurumsal Sosyal Medya Hesabı Nasıl Olmalı? Kontrol Listesi

Sosyal Medya Yönetimi İçin Ajans mı, Yazılım mı?

Ekip değişikliklerinde şifre paylaşmadan güvenle çalışın: AutoPost'ta hesaplarınızı resmi yetkilendirmeyle bağlayın.

Yazar: AutoPost Editör Ekibi